موضوعات علمی ، فنی مهندسی و بازرسی و دانلود کتاب و جزوه

کاهش هزینه های سازمانی بدون تعدیل نیروها

برای کاهش هزینه های سازمان پارامتر " تعدیل نیروهای انسانی "اولین موردی است که توجه مدیران سازمان را به خود جلب می کند در صورتی که پارامترهای مهمتری در گذشته وجود داشته که بعلت عدم توجه مدیران و نداشتن سیاست کاری مناسب، باعث شده اند که تنها راه کاهش هزینه های سازمان را کم کردن نیروهای انسانی بدانیم یکی از مهمترین این عوامل هزینه آور، بکارگیری نیروی انسانی غیرماهر و ناکار آمد در شرکت می باشد که از عوامل ایجاد آن خطا در انجام مصاحبه، سفارش مشتریان یا تامین کنندگان و مدیران رده بالا، نداشتن یک روش مناسب جهت استخدام و ... می باشند.

انتخاب یک فرد نالایق و ناکارآمد جهت یک پست سازمانی هزینه های زیادی به دنبال خواهد داشت، این هزینه ها یا بصورت مستقیم و یا غیرمستقیم به پیکره سازمان وارد می شوند. مانند هزینه هایی که مستقیماً جهت یافتن نیروی مناسب صرف می کنیم از قبیل آگهی های استخدام هزینه های کارگزینی و ..... و یا هزینه هایی که بصورت غیرمستقیم بعد از به کارگرفتن یک شخص نامناسب خواهیم داشت مانند راندمان کاری پایین و ... در شرکت.

در زیر به مهمترین هزینه های بالفعل و بالقوه که در اثر انتخاب غیرصحیح پرسنل بعد از مصاحبه یا بدون انجام مصاحبه بوجود خواهند آمد بصورت آیتم وار اشاره شده، لازم به ذکر است که این موارد فقط بخشی از هزینه ها می باشد و همه هزینه ها را شامل نمی گردد ولی با یک تخمین سرانگشتی براحتی به این نتیجه خواهید رسید که حذف این هزینه ها از سازمان نه تنها از تعدیل نیروی انسانی بهتر خواهد بود بلکه با حذف نیروهای ناکارآمد قبل از استخدام و جذب نیروهای ماهر و خلاق علاوه بر سودآوری بیشتر مجبور به پرداخت هزینه های اخراج و تعدیل نیروها نخواهیم بود. هزینه های استخدام افراد نامناسب به شرح زیر می باشند :

1- هزینه تمام یا بخشی از حقوق پرداختی شده به افراد با درجه صلاحیت پایین. ( این هزینه شامل هزینه بیمه – سنوات – مالیات – هزینه های پزشکی و ... نیز می گردد )

2- خسارات و ضررهای احتمالی که در اثر گزینش نیروی انسانی ناکارآمد ایجاد می گردد مانند خراب شدن دستگاههای گران قیمت در اثر نداشتن دانش کافی.

3- حذف درآمدها به دلیل برخورد نامناسب با مشتریان و ازدست دادن مشتری و بازار کار.

4- پایین بودن راندمان کاری شرکت در اثر جذب نیروی غیرماهر.

5- هزینه های مرتبط با مسائل اجتماعی، فرهنگی، اخلاقی و ... که درارتباط با انتخابهای غلط صرف خواهیم کرد.

6- هزینه های مرتبط با اخراج پرسنل.

7- هزینه های حقوقی مرتبط با بند 6 جهت حل و فصل دعاوی بین شرکت و پرسنل اخراج شده.

8- هزینه های آموزشی صرف شده جهت پرسنل اخراج شده یا پرسنل با درجه استعداد آموزشی پایین.

9- هزینه های بالاسری هدر رفته جهت پست موردنظر شامل هزینه های ایاب و ذهاب هزینه های مدیریتی و کنترلی، هزینه های ساختمانی، گرمایش، سرمایش، فضاهای اشغال شده و ...

10-هزینه زمان های صرف شده در بخش کارگزینی یا پرسنلی که توسط نفرات کارگزینی یا پرسنل مصاحبه کننده و مدیران پروژه در ارتباط با انتخاب پرسنل ناکارآمد صرف خواهد گردید.

11- هزینه مرتبط با آگهی های استخدام چه بصورت چاپ در روزنامه ها محلی و سراسری و یا استفاده از سایت های اینترنتی یا با بکارگماری شرکت های خاص در ارتباط با جذب نیرو و یا آگهی های تلویزیونی و ماهواره ای خواهیم داشت.

12- هزینه های مرتبط با شناخت کار و بررسی شرح وظائف، ورودی و خروجی های کار و خطاهایی که در اثر شناخت ناصحیح کار بوجود خواهند آمد.

13- هزینه های ناشی از عدم برخورد با افراد ناکارآمد و ایجاد بدبینی و کاهش انگیزه های کاری در سازمان.

14- افزایش بیش از حد مسئولیت و بارکاری پرسنل خبره بعلت انجام دادن وظائف مرتبط با پرسنل ناکارآمد که باعث فشار کاری و کاهش راندمان در دراز مدت خواهد گردید. مثلاً اگر یک مدیر به دفعات زیاد زمان خود را صرف غلط گیری یا راهنمایی یک تایپیست نماید به همان میزان از مسئولیت های خود دور خواهند ماند.

چه روش هایی برای جلوگیری از جذب نیروهای ناکارآمد و استخدام پرسنل ماهر وجود دارد و چه اقداماتی در این رابطه می بایست انجام گیرد؟

مهمترین مواردی که برای انتخاب صحیح افراد وجود دارند به شرح زیر می باشند:

1- تفهیم نیازهای کاری از واحدهای عملیاتی به بخش کارگزینی و استخدام.

2- شناخت دقیق پست مورد بحث، ورودی و خروجی های پست های سازمانی و میزان انتظارات سازمان از پست مورد نظر.

3- مشخص نمودن شرح وظائف شغلی و بررسی آن توسط واحد در خواست کننده و تفهیم آن به پرسنل مصاحبه کننده ومصاحبه شونده .

4- وجود یک روش منطقی و سیستماتیک درسازمان برای مصاحبه.

5- استفاده از فنون علمی و روانشناسی در برخورد با پرسنل در بدو استخدام و شناختن شخصیت درونی افراد.

6- جلوگیری از جذب نیرو در زمانهای کوتاه بعلت نداشتن برنامه های بلند مدت در جذب نیرو و تعجیل درمصاحبه ها بعلت فشاری که از طرف کارفرمایان در زمان عقد قرارداد خواهیم داشت. به بیان دیگر عملیات نیرو می بایست با یک سیاست منظم و متداوم و با حوصله انجام گردد.

7- گواهی نامه های مورد نیاز برای انجام کار از قبل مشخص و در حین مصاحبه از متقاضی استخدام درخواست و صحت آن از مبادی ذیربط کنترل شوند.

8- در صورت نیاز به امتحانات کتبی یا شفاهی سئوالات افراد ذیصلاح مشخص و دانش مصاحبه شونده به آزمون گرفته شود.

9- انتخاب افراد صحیح بعنوان مصاحبه کننده این افراد می بایست با اصول روانشناسی و علوم مرتبط با پست سازمانی مورد نظر آشنایی کامل داشته و سابقه مصاحبه های انجام شده توسط آنها رکورد شده و در صورت داشتن خطاهای زیاد نام آنها از لیست مصاحبه کنند گان حذف گردد.

10-مصاحبه کنندگان باید کاملاً در این رابطه تفهیم شوند و بدانند که در اثر جذب نیروی ناکارآمد چه ضرباتی بر پیکر سازمان وارد خواهند نمود.

11-اعزام مصاحبه کنندگان به دوره های آموزشی و علمی و روانشناسی مرتبط جهت بالا بردن سطح علمی و قدرت تصمیم گیری مناسب در زمان مصاحبه .

12- گرفتن اطلاعات لازم در زمان مصاحبه از شخص متقاضی کار و ارائه اطلاعات مختصر به وی در ارتباط با نحوه انجام کار در سازمان و نفهیم خواسته های سازمان به کسی که این پست را به خود اختصاص خواهد داد.

13- برخورد مناسب در زمان مصاحبه و پرسیدن سئوالات به گونه ای که مصاحبه شونده کلی گویی نکرده و دقیقاً به سوالات مورد نظر پاسخ گویی نماید.

14- در صورتیکه نفرات مناسب در سازمان برای انجام مصاحبه و جذب نیروی مناسب ندارید با صرف هزینه مناسب این کار را به شرکتها وبنگاه های دیگر که در این رابطه تجربه دارند بسپارید زیرا ممکن است در صورت عدم پرداخت این هزینه را پرداخت ننمائید، در آینده مجبور به پرداخت هزینه های سنگین تر شوید.

به نظر شما کدام راه بهتر است، انجام مصاحبه در زمان کوتاه، جذب نیروی کار بدون برنامه ریزی و سیاست مدون و بلند مدت آسان گرفتن در ورودی نیروی انسانی، تعدیل نیروی انسانی یا به کار گماردن پرسنل خبره، بالابردن بهره وری، کاهش هزینه های پرسنلی بدون تعدیل نیروی انسانی در صورتیکه در این زمینه راه کارهایی عملی برای ارائه به مدیران عملیاتی و کارگزینی سازمان دارید ما منتظر شیندن پیشنهادات شما می باشیم ما همواره خود را امانت دار شمار می دانیم و تلاش می کنیم تا امانت دار خوبی باشیم این وظیفه ای است که با یاری شما به کمال انجامش خواهیم داد.

                                                                                                                                        حسین کهتری